秘书处

     协助办主任组织协调机关工作；负责“网上哈洽会”；负责会议组织、文电管理、政务信息、档案管理、秘书事务等机关日常政务及机关财务、资产管理、联络接待、保密保卫等行政事务；负责哈洽会办公室印鉴的使用和管理；负责办内各处协调、督查、督办工作；负责人事劳资和党团工会工作等。

综合处

     负责综合性文件、报告的起草；负责各新闻发布会及重要会议领导讲话的起草工作；承担对外宣传和新闻发布；负责《哈洽会会刊》和《哈洽会简报》的编辑、出版；负责展会的调研；收集、整理会展资料和信息交流工作；负责制订办公室阶段性发展规划和年度目标责任制实施方案。

展览处

     负责哈洽会的招商招展及有关组织协调工作；负责哈洽会场馆的设计和布置；负责客户档案的收集、录入、整理和跟踪服务工作。

会展开发处

     根据市场需求筹划开发、组织其他专业展会和国内外会议；综合、分析国内外会展发展方向并提出相关建议。

黑龙江五洲国际展览广告有限责任公司

     成立于1998年，由哈洽会办公室秘书处负责分管，下设广告制作部和哈洽商网。广告公司曾经在国内外组织过多次大型展会的设计、布展及新闻发布活动，积累了大量的国内外客户及参展企业信息。负责哈洽会的广告招商、制作、安装；负责会议期间商服区招商管理工作。

哈洽商网

     中国哈尔滨国际经济贸易网上洽谈会，简称"哈洽商网"(ichtf.com)，是由中国哈尔滨经济贸易洽谈会组委会主办，黑龙江五洲国际展览广告有限责任公司承办。哈洽商网秉承多年哈洽会的办会经验，以独有的社会资源优势，大批的网络精英，强大的技术力量以中、英、俄、日、韩等语言版本为参展企业精心构筑了一个跨国界、超时空的网上商务平台。会议期间负责哈洽会动态发布、参展企业信息上网、重点项目发布、供求信息发布、网上洽谈等服务。力求让参展参会在第一时间内获取最有价值的商业信息。